關於 MS Office 的基本介紹

因為微軟自己的 「 Office 輕鬆上手的訓練課程 」不但有語音導讀，還有動畫說明，所以就不想寫 Office 的基本介紹。
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愛文談EXCEL

前言

首先說明一下文章中對鍵盤按鍵與功能表(列)上指定的表示方式。

「a」：代表鍵盤上的按鍵a。

[複製]：代表功能表(列)上的[複製]這個功能選項。

「Ctrl」+「c」：代表按下「Ctrl」按鍵不放，再按下「c」這個鍵。

一、什麼是EXCEL？EXCEL是試算表

Micro Soft EXCEL是個試算表的套裝應用軟體，因為是試算表，不是最終要交出去給別人看的終極報表，也不是文書編輯軟體，所以不必要求一開始的版面就和報表一樣，也不用一開始就把版面編排的很美觀。

EXCEL的強項在於試算的功能，搞錯方向的話，反而會使EXCEL本身強大的運算功能受到版面的限制而無法發揮。

所謂的試算表，就是在上面試驗性的計算，所以在不要求版面美觀的情況下，多使用輔助欄位，可以有效的簡化公式，一方面降低對函數不熟悉的誤用風險，另一方面也不會使公式變得太長而不易除錯。

二、可以用EXCEL做什麼？

EXCEL可以用來做資料輸入、資料運算、統計圖表。也有很多人是因為EXCEL有格子，會來做文字輸入(用錯工具?)。當然，技術功力夠高時，還有人拿來畫人像畫(在Youtube 上可找到相關影片，不過對軟體的操作不到相當的程度，加上過人的美工能力，是很難達成的)。

三、如何成為EXCEL高手

Microsoft EXCEL歷經多年的改良與升級，目前已成為世界上多數人使用的功能強大之試算表軟體。想到完全的掌握EXCEL全部的功能，已經成為一件非常困難而且耗費時間的事。但是就算無法精通全部的功能，也是有成為高手的可能。因為每個人對使用EXCEL的需求並不完全相同，只要精通其中的一部分，對使用上也能有相當程度的幫助。

若將EXCEL功能作區分的話，概略可分為五類如下：

1.       操作系(資料輸入)

2.       函數系(資料運算)

3.       圖表系(各類圖表)

4.       分析系(資料分析、預測)

5.       VBA系(巨集、VBA設計)

其中「操作系」為EXCEL之基礎且最容易上手的項目。不管是要使用函數、要做圖表、要做分析、要編寫VBA，除非使用外部匯入資料的方式，不然都必需要有操作的行為。更何況，大部分的使用者單純只是將EXCEL做為輸入的媒介，這時候若對操作熟練，就可以減少許多不必要的動作，進而節省作業的時間。

先掌握了基本操作後，才有餘力來談其他的函數、圖表等進階的應用。

(一)操作高手

掌握每一項功能列上命令的用法

大部分的使用者對功能列(工具列)(在MS Excel 2007上，是功能區)上的基本命令都不瞭解。有許多的功能，並不需要複雜的操作程序，在Excel預設的功能列(工具列)命令上，只要簡單的按一下就可以完成。但是因為使用者並不知道，以為要用什麼特殊的作法、或是找高手來幫忙處理才能完成。

如果只是因為不知道而不去使用現成的功能，是件很可惜的事。只要花一點時間去認識一下功能列(工具列)上各個命令(圖示)的用途，在未來操作時就能節省許多的時間。

掌握常用快速鍵

在認識的功能列(工具列)上的基本命令後，接下來就是要記一些常用的快速鍵，快速的將基本命令呼叫出來，以節省操作時間。

但是Excel裡的快速鍵包含了各種方面的應用，不必要全部都會，先看一下大分類，那些是和自己日常作業有關的，把那些記下來就好了(有許多的快速鍵，在MS Office的其他應用軟體中也會用到)。

雙手操作，滑鼠鍵盤一起來

用雙手操作，一定會比只用一隻手操作來得快。尤其是只用一隻手時，常要在滑鼠與鍵盤間切換，並不是很方便。

當配合快速鍵時，例如以左手操作鍵盤快速鍵，右手操作滑鼠游標到指定位置時，更可以大幅的減少操作時間。

資料輸入技巧

減少無用的按鍵次數

只要能減少無用的按鍵次數，輸入的速度自然會比一般人快。雖然最後出來的東西是一樣的。但是別人要按5次按鍵才能完成的動作，你只要3個按鍵就能完成時，速度上當然會比較快。更何況在做大量資料輸入時，所減少的按鍵次數就不是2到3個按鍵的差別，也有可能是上千個按鍵的差別。此時就很可能，以一般人一半的時間，完成同樣的工作量。

CP大法

Copy & Paste (複製與貼上)是許多人在輸入時常使用的功能，但若是配合快速鍵與滑鼠的同時操作，效率比單用滑鼠還要快。

複製：快速鍵之組合為[Ctrl]+[c]

貼上：快速鍵之組合為[Ctrl]+[v]

多數人在複製與貼上時，都是使用滑鼠，在選取要複製的範圍後，再按滑鼠右鍵開啟快顯功能表，接著點選快顯功能表上的[複製]，再將游標移到要貼上的儲存格，最後再按一次滑鼠右鍵再度開啟快顯功能表，並選取快顯功能表上的[貼上]來完成動作。

但是若配合鍵盤快速鍵時，當使用滑鼠選取要複製的範圍後，直接按[Ctrl]+[c]，接著移動游標到目的地後，再按下[Ctrl]+[v]，即可完成動作。

Tab與Enter

[Tab]與[Enter]鍵，在輸入時是很方便的工具。一般使用者在輸入資料時，多半是直接按下[Enter]，鍵，此時就會變成剛才輸入的儲存格正下方的儲存格被選取。但是當要輸入的資料比較多，不只一欄時，[Tab]會是很有用的小幫手。

以橫向輸入時，按下[tab]會向右移動，按下[Shift]+[Tab]或向左移動。當一列的資料都登錄完畢時，按下[Enter]會自動定位到剛上輸入資料最左側第一欄的下一列。

雖然以方向鍵也是能做左、右的移動。但使用方向鍵移動後按下[Enter]，會變成是目前所在儲存格正下方的。此時若要回到最左側輸入時，不是要再用方向鍵移回去，就是要用滑鼠去選取。

若是習慣使用直式輸入資料的使用者，可以先將要輸入資料的區塊選取起來，在直欄輸入時，按下[Enter]將會變成選取同一欄下方的儲存格，但在選取範圍最下一列的儲存格按下[Enter]鍵後，此時會變成是右側欄的第一列被選取。

數字小鍵盤的盲打

大多數的使用者都是在桌機上操作，而現在的鍵盤多半有數字小鍵盤在鍵盤的右側，對英文打字熟悉者或許使用一般鍵盤上方的數字作為輸入也很方便。但對大部份的使用者而言，數字小鍵盤在使用上會更為便利。

在一般的數字鍵盤上，可以看到[5]這個按鍵上有小小的突起，那是做為定位的依據。一盤使用數字小鍵盤時的右手手指所控制的按鍵如下：

食指：[1]、[4]、[7]

中指：[2]、[5]、[8]

無名指：[3]、[6]、[9]

小指：[Enter]

大姆指：[0]

在盲打狀況下，當右手由其他地方移到數字小鍵盤區時，並不需要刻意的去看手指是否放到正確位置，只要在右手移過去時，將中指放到有小小突起的按鍵時，就可以確認中指已經是放到[5]這個按鍵上了。

在純粹數字資料輸入時，使用數字小鍵盤可以有效的提升輸入效率。只要平時稍加練習，即可掌握數字小鍵盤的指法。

批次輸入相同的數據

當有一整個區塊的儲存格要輸入相同資料時，可以先選取該區塊，然後再輸入資料，但是輸入完成時不要直接按下[Enter]鍵，而是要按下[Ctrl]+[Enter]鍵，此時就可以看到該區塊都被輸入相同的資料。

²  在英文輸入法模式時，按下[Ctrl]+[‘]鍵，可以直接複製目前所在儲存格上面的資料。甚至在目前儲存格已輸入部分資料時，按下組合快速鍵，也可將上方儲存格的資料複製到目前已輸入資料的後面。

²  在英文輸入法模式時，按下[Ctrl]+[;]鍵，可以直接在目前所在儲存格輸入當天日期。

²  延伸應用：將工作表設為「工作群組」，可以一次將數張工作表輸入相同的資料。或是設定為相同的格式。

工欲善其事必先利其器

古人有說「工欲善其事，必先利其器。」愛文說「要想早點把事做完，就要熟悉自己要用的工具。」

在這個時代中，大部分的人都無法避免使用電腦或其他 3C 産品來完成自己的工作或功課。而一般的文員/學生，大部分都需要使用到電腦來完成工作/功課。不管是何種系統或應用軟體，最基本的就是輸入了。

關於輸入法，愛文並無法斷言何種輸入法是最好的，但愛文能確定的是，輸入法是要用時間來練習，才能熟練的盲打。不論是何種輸入法，盲打的速度肯定會比用眼睛去找到要按的按鍵再去按來得快。不過愛文以為，只要一分鐘能輸入30到40字左右就很足夠了，因為不是所有的人都看著現成的文稿或聽著他人的對話來進行輸入，在一邊思考一邊進行輸入的情形下，這樣的輸入速度應該就很夠用了。

關於應用軟體，以愛文個人的職場經驗，排除掉各個公司獨立的系統之外，使用最多就是微軟的 MS Office 了，而在 MS Office 之中最常被使用到的，應該就是 MS Word、MS Excel 和 MS Power Point 了。在使用這些應用軟體時，如何有效快速的完成自己的工作，就看對該應用軟體的熟悉度來決定。要熟悉一套應用軟體，最快速的方式當然就是看使用說明了。但在現今，肯花費時間去看操作手冊、說明書的人似乎越來越少了。以愛文的看法，就算是沒有去上過課、買過書來學習這些應用軟體，還是要花點時間去了解這些應用軟體上各個項目的名稱，尤其是在網際網路如此發達的現在，許多人總認為在網路上就能搜尋到自己所需的答案。但是如果無法使用正確的名詞做為關鍵字，想找到能解決自己問題的答案也未必是件簡單的事，更何況以 MS Office 而言，就內建了功能強大的說明，只要使用正確的關鍵字，想找到解決自己問題的答案並不是太困難的事，很多時候還比在網際網路上尋找答案快得多。只要按下 [F1] 這個按鍵，就可以叫出說明了。