將Excel存成CSV檔或其他格式

將Excel存成CSV檔或其他格式

應該有不少人習慣使用 Ms Excel 來做通訊錄的資料整理，有時候會需要將其匯出到其他的應用程式中，但其他應用程式的資料庫又不見得認得Excel的檔案格式，這時候就可以試試用「另存新檔」這個功能，使檔案成為其他應用程式可以接受的格式。

有許多的應用程式的資料庫都接受使用逗號做為區隔的CSV檔案格式。以個人的經驗，曾看過某應用程式的簡介是使用「記事本」(Notepad)來做編輯，但這種方式對使用者而言並不友善(操作不便)，再加上或許使用者原本就已經有利用Excel存檔的記錄，直接將Excel的檔案另存成CSV檔案格式，對使用者來說更為便利。

操作方式如下：

1.     選擇「檔案」功能下的「另存新檔」(快速鍵：[Alt]+[f] → [a])

2.     撰擇「檔案類型」(快速鍵：[alt]+[t])，再選擇「CSV(逗號分隔)」(這是Ms Excel2007中的類型，或許不同版本名稱會不一樣)

3.     輸入要存檔的檔案名稱後，選取要存檔的位置後，按下[儲存(S)]按鍵(快速鍵：[Alt]+[s]，即完成存檔。

當存檔為CSV檔案格式時，一次只能存一張工作表，所以如果在活頁簿中有多張工作表要另存為 CSV檔案格式時，必須要重複執行上述的步驟。

此外，「另存新檔」還有多種檔案格式可以利用。進一步的說明，請在「Excel說明」中搜尋「另存新檔」。

愛文常用的快速鍵

雖然是介紹在Ms Excel 中的常用快速鍵，但有些快速鍵在 Ms Office 系列中是共通的，也有部分在 Ms Windows 中也是共通的。甚至在其在應用程式中也可以使用。

在個人的認知中，減少雙手在鍵盤與滑鼠的切換、或是同時使用鍵盤與滑鼠時，在輸入時可以增進效率。因為光使用滑鼠右鍵開啟快速功能表或移到對應功能按鍵，一般而言都比配合鍵盤快速鍵的使用方式所花費的時間較長。

首先當然就是複製、剪下、貼上，在移動滑鼠遊標到想選取的儲存格後，按下快速鍵。

[Ctrl]+[c] 複製選定儲存格

[Ctrl]+[x] 剪下選定儲存格

[Crtl]+[v] 貼上，在插入點的位置插入 [剪貼簿] 的內容，並取代任何的選取內容。

字體調整

[Ctrl]+[b] 套用或移除粗體格式

[Ctrl]+[i] 套用或移除斜體格式

[Ctrl]+[u] 套用或移除底線

快速輸入現在時間/日期

[Crtl]+[:] 輸入目前時間

[Crtl]+[;] 輸入目前日期

復原鍵入與重複鍵入

[Crtl]+[z] 復原鍵入(Undo)

[Crtl]+[y] 或[F4] 重複鍵入(Redo)

尋找與取代

[Ctrl]+[f] 顯示 [尋找與取代] 對話方塊，並選取 [尋找] 索引標籤

[Crtl]+[h] 顯示 [尋找與取代] 對話方塊，並選取 [取代] 索引標籤

快速存檔與列印

[Ctrl]+[s] 以目前的檔案名稱、位置和檔案格式來儲存使用中的檔案。

[Ctrl]+[p] 會顯示 [列印] 對話方塊。

其他

[F1] 會顯示 [Microsoft Office Excel 說明主題] 工作窗格

[Ctrl]+[a] 選取整份工作表

[Ctrl]+[1] 顯示 [儲存格格式] 對話方塊。

[Ctrl]+[w] 或[Ctrl]+[F4] 關閉選定的活頁簿視窗

[Ctrl]+[g] 或[F5] 會顯示 [到] 對話方塊

[Ctrl]+[Page Up] 會移至活頁簿中上一個工作表

[Ctrl]+[Page Down] 會移至活頁簿中下一個工作表

[Tab] 在工作表中往右移動一個儲存格。在受保護的工作表中的未鎖定儲存格之間移動。移至對話方塊中的下一個選項或選項群組。

[Alt]+[Tab] 在開啟的項目之間切換

[方向鍵] 在工作表中往上、下、左或右移動一個儲存格

[Ctrl]+[方向鍵] 會移到工作表中目前資料區域 (資料區域：包含資料且周圍是空儲存格或資料工作表框線的儲存格範圍。)的邊緣

[Shift]+[方向鍵] 會逐格延伸儲存格的選取範圍。

[Ctrl]+[Shift]+[方向鍵] 會將儲存格的選取範圍，延伸至和作用儲存格相同的欄或列中的上一個非空白儲存格；如果下一個儲存格是空白的，則會延伸至下一個非空白儲存格。

當然，快速鍵並不是只有這些，如果想要知道更多的功能鍵功能，可以在開啟[Microsoft Office Excel 說明主題] 後，輸入「快速鍵」作為搜尋關鍵字，就可以看到更多的說明了。